Dịch vụ vận chuyển đường biển là dịch vụ đưa hàng của doanh nghiệp từ kho tới cảng, đặt chỗ với hãng tàu, làm thủ tục hải quan và theo dõi lô hàng cho tới khi giao cho người nhận. Doanh nghiệp không cần tự làm việc với hãng tàu, cảng và hải quan ở từng khâu riêng lẻ, mà chỉ cung cấp thông tin hàng và chứng từ gốc.
Bài viết mô tả phạm vi công việc thực tế của dịch vụ, quy trình phối hợp, thông tin doanh nghiệp cần chuẩn bị để nhận báo giá chính xác và những điểm cần làm rõ trước khi ký hợp đồng.
Dịch vụ vận chuyển đường biển gồm những phạm vi nào?
Không phải lô hàng nào cũng cần thuê trọn gói. Trên thực tế có ba mức phạm vi, doanh nghiệp chọn theo năng lực nội bộ của mình.
| Phạm vi | Bên dịch vụ làm gì | Phù hợp với |
| Cảng đến cảng | Đặt chỗ, phát hành vận đơn, theo dõi chuyến | Doanh nghiệp đã có bộ phận xuất nhập khẩu, tự kéo hàng và tự khai báo |
| Kho đến cảng hoặc cảng đến kho | Thêm vận chuyển nội địa và thủ tục hải quan một đầu | Doanh nghiệp tự lo được một đầu, cần hỗ trợ đầu còn lại |
| Kho đến kho | Toàn bộ: nhận hàng, thủ tục hai đầu, vận chuyển biển, giao tận nơi | Doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách hoặc đi tuyến mới |
Hãy xác định phạm vi trước khi so giá. Hai báo giá chênh nhau đáng kể thường không phải vì một bên rẻ hơn, mà vì phạm vi công việc khác nhau.
Quy trình làm việc của dịch vụ vận chuyển đường biển
- Tiếp nhận thông tin lô hàng: loại hàng, quy cách, khối lượng, điểm đi, điểm đến, thời gian mong muốn.
- Tư vấn phương án và báo giá: chọn hình thức nguyên container hay hàng lẻ, chọn cảng và lịch tàu, bóc tách từng khoản chi phí.
- Đặt chỗ với hãng tàu và xác nhận các mốc thời gian quan trọng với chủ hàng.
- Nhận hàng và đóng hàng: kéo container rỗng về kho hoặc nhận hàng vào kho gom nếu đi hàng lẻ.
- Làm thủ tục hải quan: tra mã HS, chuẩn bị hồ sơ, khai tờ khai, xử lý phân luồng, thanh lý tại cảng.
- Hạ hàng và phát hành chứng từ vận tải, gửi bản nháp vận đơn cho chủ hàng kiểm tra trước khi phát hành chính thức.
- Theo dõi hành trình và xử lý đầu nhập: cập nhật tiến độ, hỗ trợ lấy lệnh giao hàng, làm thủ tục nhập và giao hàng tận nơi nếu thuộc phạm vi.
- Bàn giao hồ sơ: tờ khai đã thông quan, chứng từ vận tải, bảng kê chi phí.
Những loại hàng thường gửi bằng đường biển
- Hàng công nghiệp: máy móc, thiết bị, linh kiện, khuôn mẫu.
- Nguyên vật liệu sản xuất: hạt nhựa, hóa chất không thuộc diện nguy hiểm, vật tư xây dựng.
- Hàng tiêu dùng: đồ gỗ, dệt may, giày dép, hàng gia dụng.
- Nông sản và thực phẩm cần container lạnh hoặc container thông gió.
- Hàng quá khổ dùng container flat rack hoặc open top, hoặc tàu hàng rời tùy kích thước.
Với hàng nguy hiểm, hàng đông lạnh và hàng quá khổ, yêu cầu về chứng từ, đóng gói và chằng buộc khác với hàng thường, nên cần thông báo đúng bản chất hàng ngay từ khi hỏi giá. Khai báo không đúng loại hàng là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hãng tàu từ chối nhận hoặc phát sinh chi phí lớn tại cảng.
Doanh nghiệp cần cung cấp gì để nhận báo giá chính xác?
- Tên hàng cụ thể và mã HS nếu đã có.
- Tổng số kiện, kích thước mỗi kiện và tổng trọng lượng.
- Địa chỉ lấy hàng và địa chỉ giao hàng, kèm điều kiện xe vào được hay không.
- Điều kiện giao hàng theo Incoterms đã thỏa thuận với đối tác.
- Thời gian hàng sẵn sàng và thời hạn cần giao.
- Hàng có cần giấy phép, kiểm dịch hay kiểm tra chuyên ngành hay không.
- Giá trị lô hàng, nếu có nhu cầu mua bảo hiểm.
Thiếu kích thước kiện là nguyên nhân phổ biến nhất khiến báo giá phải làm lại. Với hàng lẻ, cước tính theo số lớn hơn giữa thể tích và trọng lượng, nên chỉ cần sai kích thước một chút là con số cuối cùng đã khác.
Các mốc thời gian doanh nghiệp cần nắm trong một lô hàng
Phần lớn sự cố của hàng biển không đến từ chặng trên tàu mà từ việc trễ một trong các mốc dưới đây. Đơn vị dịch vụ sẽ thông báo mốc cụ thể sau khi đặt chỗ, nhưng chủ hàng cần hiểu ý nghĩa từng mốc để bố trí kho và chứng từ.
| Mốc | Ý nghĩa | Trễ thì sao |
| Hạn lấy container rỗng | Thời điểm cuối cùng được nhận vỏ theo lệnh cấp | Phải xin cấp lại lệnh, có thể hết vỏ loại cần dùng |
| Hạn hạ container xuống cảng | Hàng phải có mặt tại cảng trước giờ này | Hàng rớt tàu, chờ chuyến sau và chịu phí lưu bãi |
| Hạn nộp thông tin trọng lượng toàn bộ | Khai trọng lượng container đã được xác minh | Container không được xếp lên tàu |
| Hạn gửi chi tiết làm vận đơn | Cung cấp thông tin để hãng tàu phát hành vận đơn | Vận đơn sai hoặc phát sinh phí sửa chứng từ |
| Hạn thanh lý tờ khai | Hoàn tất thủ tục với hải quan giám sát tại cảng | Container không đủ điều kiện lên tàu dù đã hạ bãi |
Kinh nghiệm xử lý thực tế: nên đặt mốc nội bộ sớm hơn mốc của hãng tàu ít nhất một ngày làm việc. Biên độ này đủ để xử lý các tình huống thường gặp như kho giao hàng chậm, xe kẹt đường hoặc chứng từ phải chỉnh sửa, mà không phải đổi lịch tàu.
Những điểm nên làm rõ trước khi ký hợp đồng
- Báo giá đã gồm những khoản nào và khoản nào tính riêng khi phát sinh.
- Số ngày miễn phí lưu container tại cảng và tại kho người nhận, vì đây là khoản dễ đội chi phí nhất.
- Ai chịu chi phí khi hàng bị kiểm hóa hoặc phải soi chiếu.
- Cách xử lý khi hàng rớt tàu do lỗi của bên nào.
- Mức trách nhiệm với hàng hư hỏng, mất mát và khuyến nghị về bảo hiểm.
- Đầu mối liên hệ và tần suất cập nhật tiến độ lô hàng.
Một cách kiểm tra nhanh mức độ chuyên nghiệp của đơn vị dịch vụ: hỏi họ mô tả kịch bản xấu nhất của tuyến mình định đi và cách xử lý. Đơn vị có kinh nghiệm thực tế sẽ nói được những rủi ro cụ thể như kẹt cảng chuyển tải, lịch tàu bị hủy chuyến, hoặc mùa cao điểm thiếu chỗ, kèm hướng xử lý. Câu trả lời chung chung thường đồng nghĩa với việc họ chỉ bán lại chỗ của bên khác.
Quy trình phối hợp giữa chủ hàng và đơn vị dịch vụ
Dịch vụ chạy trơn hay không phụ thuộc vào việc hai bên phân vai rõ từ đầu. Cách chia việc thường dùng:
- Chủ hàng cung cấp: thông tin hàng chính xác, chứng từ gốc, mặt bằng và nhân sự đóng hàng, xác nhận các mốc thời gian.
- Đơn vị dịch vụ thực hiện: tư vấn phương án, đặt chỗ, điều xe, khai báo hải quan, xử lý thủ tục tại cảng và cập nhật tiến độ.
- Hai bên cùng kiểm tra: bản nháp vận đơn trước khi phát hành, bảng kê chi phí trước khi quyết toán.
Khâu kiểm tra bản nháp vận đơn hay bị bỏ qua vì tưởng là việc của bên dịch vụ. Thực tế sai tên người nhận, sai cảng đích hay sai mô tả hàng trên vận đơn đều gây rắc rối ở đầu nhập, và sửa sau khi phát hành luôn mất phí.
Khi nào nên thuê trọn gói, khi nào chỉ cần từng phần?
Thuê trọn gói phù hợp khi doanh nghiệp đi tuyến mới, không có nhân sự chuyên trách, hoặc khi mặt hàng cần nhiều giấy phép. Ngược lại, doanh nghiệp xuất nhập đều đặn, đã quen quy trình, thường chỉ cần thuê phần đặt chỗ và vận chuyển, tự giữ khâu khai báo để chủ động hơn về thời gian.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần hỗ trợ khâu thủ tục, có thể tham khảo dịch vụ khai báo hải quan. Nếu cần nắm trước cách cấu thành chi phí, xem bài cước vận chuyển đường biển và phần kiến thức nền trong bài vận tải đường biển quốc tế.
Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ vận chuyển đường biển có nhận hàng lẻ không?
Có. Hàng lẻ được gom chung container với các chủ hàng khác, tính cước theo thể tích hoặc trọng lượng. Hình thức này phù hợp khi khối lượng chưa đủ đầy một container.
Doanh nghiệp mới thành lập có sử dụng dịch vụ được không?
Được. Điều kiện cơ bản là có đăng ký kinh doanh và mã số thuế. Các thủ tục còn lại như đăng ký chữ ký số để khai hải quan có thể làm song song với lô hàng đầu tiên.
Mất bao lâu từ lúc đặt chỗ đến khi hàng lên tàu?
Phụ thuộc lịch tàu của tuyến và thời điểm trong năm. Yếu tố doanh nghiệp kiểm soát được là chuẩn bị hàng và chứng từ kịp hạn cắt máng; trễ mốc này thì phải chờ chuyến kế tiếp.
Có theo dõi được hàng đang ở đâu không?
Có. Sau khi hàng lên tàu, hành trình được theo dõi qua số vận đơn hoặc số container trên hệ thống của hãng tàu, và đơn vị dịch vụ sẽ cập nhật lại cho chủ hàng ở các mốc chính.
Hàng cần kiểm tra chuyên ngành thì dịch vụ có làm được không?
Có. Phần hồ sơ đăng ký kiểm tra chuyên ngành được chuẩn bị song song với tờ khai hải quan, vì nhiều trường hợp phải có kết quả kiểm tra thì tờ khai mới được thông quan. Doanh nghiệp cần báo đúng mặt hàng ngay khi hỏi giá, vì thời gian chờ kết quả kiểm tra ảnh hưởng trực tiếp tới lịch tàu và tới số ngày miễn phí lưu container.
Chi phí được thanh toán vào lúc nào?
Thông thường các khoản phát sinh tại đầu xuất được tạm ứng hoặc thanh toán trước khi hàng lên tàu, phần còn lại quyết toán theo bảng kê sau khi hoàn tất lô hàng. Điều cần thống nhất trong hợp đồng là thời hạn thanh toán và cách xử lý các khoản phát sinh ngoài báo giá, chẳng hạn chi phí kiểm hóa hoặc lưu bãi do chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành.
Kết luận
Giá trị của dịch vụ vận chuyển đường biển không nằm ở việc đặt được chỗ trên tàu, mà ở khả năng giữ cho chứng từ, lịch hàng và thủ tục khớp nhau qua nhiều khâu. Khi chọn nhà cung cấp, hãy so sánh phạm vi công việc và cách xử lý tình huống xấu trước khi so sánh con số báo giá.
VCL Transport nhận vận chuyển đường biển kèm thủ tục hải quan cho hàng xuất nhập khẩu. Liên hệ VCL Transport để nhận báo giá bóc tách theo lô hàng cụ thể. Hotline/Zalo: 0971 795 394.
- Địa chỉ: 28/100 Đường số 18, Khu phố 1, Phường Bình Hưng Hòa, TP.HCM
- Hotline và Zalo: 0971 795 394
- Email: info@vcltransport.com
