Xuất khẩu ủy thác là gì? Đây là hình thức doanh nghiệp có hàng nhưng không trực tiếp đứng tên xuất khẩu, mà thuê một doanh nghiệp khác đứng tên làm thủ tục và ký hợp đồng với khách nước ngoài. Hàng vẫn thuộc sở hữu của bên giao ủy thác, bên nhận ủy thác chỉ thực hiện công việc theo hợp đồng và hưởng phí ủy thác.
Bài viết giải thích bản chất pháp lý của hình thức này, điểm khác biệt so với mua đứt bán đoạn, và những điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng ủy thác để tránh tranh chấp về sau.
Xuất khẩu ủy thác là gì theo quy định pháp luật
Về bản chất, đây là một dạng ủy thác mua bán hàng hóa được quy định trong Luật Thương mại năm 2005: bên nhận ủy thác thực hiện việc mua bán hàng hóa với danh nghĩa của chính mình, theo điều kiện đã thỏa thuận với bên ủy thác và được nhận thù lao.
Về quyền kinh doanh xuất nhập khẩu, Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định thương nhân được ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa không thuộc danh mục cấm, tạm ngừng xuất khẩu, nhập khẩu. Với hàng hóa thuộc diện quản lý bằng giấy phép hoặc điều kiện, bên nhận ủy thác phải đáp ứng điều kiện và có giấy phép tương ứng thì mới thực hiện được.
Ba đặc điểm cần nhớ:
- Quyền sở hữu hàng hóa không chuyển sang bên nhận ủy thác. Bên nhận ủy thác làm dịch vụ, không mua hàng.
- Bên nhận ủy thác đứng tên trên tờ khai hải quan và trên hợp đồng ngoại thương với khách nước ngoài.
- Thù lao là phí ủy thác, thường tính theo tỷ lệ phần trăm giá trị lô hàng hoặc mức cố định theo thỏa thuận.
Phân biệt xuất khẩu ủy thác và mua đứt bán đoạn
Nhiều doanh nghiệp nhầm hai hình thức này vì bề ngoài đều là “nhờ một công ty khác xuất hàng giúp”. Khác biệt nằm ở quyền sở hữu và ai chịu rủi ro thương mại.
| Tiêu chí | Xuất khẩu ủy thác | Mua đứt bán đoạn |
| Quyền sở hữu hàng | Vẫn thuộc bên giao ủy thác | Chuyển sang công ty trung gian |
| Quan hệ hợp đồng | Hợp đồng dịch vụ ủy thác | Hợp đồng mua bán trong nước |
| Ai chịu rủi ro giá và thanh toán | Bên giao ủy thác | Công ty trung gian |
| Khoản trả cho bên trung gian | Phí ủy thác | Chênh lệch giá mua và giá bán |
| Biết giá bán cho khách nước ngoài | Có, do bên giao ủy thác quyết định | Không bắt buộc |
Chọn hình thức nào phụ thuộc vào việc doanh nghiệp muốn giữ quan hệ với khách nước ngoài hay không. Nếu muốn giữ khách và kiểm soát giá bán, ủy thác là lựa chọn phù hợp. Nếu chỉ muốn bán hàng xong là hết trách nhiệm, mua đứt bán đoạn đơn giản hơn nhưng đổi lại doanh nghiệp mất đầu mối thị trường.
Khi nào doanh nghiệp nên dùng xuất khẩu ủy thác?
- Chưa có kinh nghiệm xuất khẩu. Lô hàng đầu tiên thường vướng ở mã HS, chứng từ, thanh toán quốc tế. Đi qua đơn vị nhận ủy thác giúp giảm rủi ro sai sót.
- Mặt hàng cần điều kiện hoặc giấy phép mà doanh nghiệp chưa đáp ứng, trong khi bên nhận ủy thác đã có.
- Lượng hàng xuất không thường xuyên, không đủ để duy trì bộ phận xuất nhập khẩu nội bộ.
- Hộ kinh doanh, hợp tác xã, cơ sở sản xuất nhỏ muốn đưa hàng ra nước ngoài nhưng chưa đủ nguồn lực làm thủ tục.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp xuất đều đặn, có khách ổn định và đã quen quy trình thì tự đứng tên sẽ tiết kiệm hơn, vì không phải trả phí ủy thác trên mỗi lô.
Quy trình xuất khẩu ủy thác diễn ra như thế nào
- Thống nhất phương án và ký hợp đồng ủy thác giữa bên có hàng và bên nhận ủy thác, trong đó ghi rõ hàng hóa, giá bán mục tiêu, phí ủy thác và trách nhiệm từng bên.
- Bên nhận ủy thác ký hợp đồng ngoại thương với khách nước ngoài theo đúng điều kiện đã thỏa thuận.
- Chuẩn bị hàng và chứng từ. Bên giao ủy thác giao hàng kèm chứng từ nội bộ; bên nhận ủy thác lập hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói phục vụ xuất khẩu.
- Làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Bên nhận ủy thác đứng tên tờ khai, xử lý phân luồng và thông quan.
- Vận chuyển và giao hàng theo điều kiện Incoterms đã chọn.
- Nhận thanh toán từ khách nước ngoài, chuyển tiền hàng cho bên giao ủy thác sau khi trừ phí ủy thác và các chi phí đã thống nhất.
- Quyết toán và bàn giao chứng từ gồm tờ khai đã thông quan, chứng từ vận tải và các giấy tờ liên quan.
Hợp đồng ủy thác cần có những điều khoản nào?
Đây là phần quyết định việc có tranh chấp hay không. Những nội dung không nên bỏ sót:
- Mô tả hàng hóa đủ chi tiết để áp mã HS, kèm số lượng và quy cách đóng gói.
- Giá bán tối thiểu hoặc cơ chế duyệt giá, để bên nhận ủy thác không tự ý ký giá thấp hơn kỳ vọng.
- Phí ủy thác: mức phí, cách tính, đã gồm hay chưa gồm thuế.
- Phân chia chi phí: vận chuyển nội địa, phí làm hàng, phí chứng từ, phí ngân hàng, chi phí xin giấy phép hoặc chứng nhận xuất xứ.
- Thời hạn chuyển tiền hàng sau khi bên nhận ủy thác nhận được thanh toán từ nước ngoài.
- Trách nhiệm khi khách nước ngoài không thanh toán hoặc thanh toán chậm.
- Trách nhiệm khi hàng bị khiếu nại về chất lượng, vì bên đứng tên hợp đồng với khách là bên nhận ủy thác.
- Trách nhiệm khi khai sai do thông tin bên giao ủy thác cung cấp không chính xác.
Vấn đề thuế và chứng từ cần lưu ý
Trong quan hệ ủy thác, hàng hóa thuộc sở hữu bên giao ủy thác nhưng người đứng tên xuất khẩu lại là bên nhận ủy thác. Vì vậy chứng từ phải thể hiện đúng bản chất giao dịch: phần tiền hàng là của bên giao ủy thác, phần bên nhận ủy thác được hưởng là phí dịch vụ.
Hồ sơ phải chứng minh được mối liên hệ giữa hợp đồng ủy thác, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán. Thiếu một mắt xích, doanh nghiệp dễ gặp vướng khi giải trình với cơ quan thuế hoặc khi làm thủ tục hoàn thuế.
Cách xuất hóa đơn, kê khai và xác định nghĩa vụ thuế cho từng trường hợp cụ thể cần đối chiếu với quy định về hóa đơn và thuế giá trị gia tăng đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh giao dịch. Doanh nghiệp nên trao đổi trước với kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp thay vì áp dụng theo kinh nghiệm của một lô hàng cũ.
Chi phí trong giao dịch xuất khẩu ủy thác gồm những gì?
Phí ủy thác chỉ là một phần trong tổng chi phí. Khi lập bài toán giá, bên giao ủy thác cần tính đủ các nhóm sau và thống nhất ai trả từng khoản:
| Khoản chi phí | Thường do bên nào chịu | Lưu ý |
| Phí ủy thác | Bên giao ủy thác | Ghi rõ đã gồm những đầu việc nào |
| Vận chuyển nội địa tới cảng hoặc cửa khẩu | Theo thỏa thuận | Phụ thuộc nơi giao hàng cho bên nhận ủy thác |
| Phí làm thủ tục hải quan, phí chứng từ | Theo thỏa thuận | Thường gộp vào phí ủy thác hoặc tính riêng theo lô |
| Chi phí xin chứng nhận xuất xứ, giấy phép chuyên ngành | Bên giao ủy thác | Chỉ phát sinh khi mặt hàng cần |
| Cước quốc tế và phí tại cảng đích | Tùy điều kiện Incoterms | Phải khớp với điều kiện ghi trong hợp đồng ngoại thương |
| Phí ngân hàng, phí chuyển tiền | Theo thỏa thuận | Dễ bị bỏ sót khi tính giá thành |
Cách làm an toàn là yêu cầu bên nhận ủy thác gửi bảng kê chi phí dự kiến trước khi ký, thay vì chỉ báo một mức phí phần trăm. Khi quyết toán, bảng kê này là căn cứ đối chiếu, tránh tình huống phát sinh được thông báo sau khi hàng đã xuất.
Rủi ro thường gặp khi xuất khẩu ủy thác
- Hợp đồng ủy thác sơ sài, không nêu rõ ai chịu rủi ro khi khách nước ngoài chậm thanh toán.
- Mất đầu mối khách hàng nếu toàn bộ liên lạc với khách do bên nhận ủy thác nắm và hợp đồng không có điều khoản bảo vệ.
- Chậm nhận tiền hàng do không quy định thời hạn chuyển tiền sau khi nhận thanh toán.
- Bên nhận ủy thác không đủ điều kiện với mặt hàng cần giấy phép, phát hiện muộn khi hàng đã đưa ra cảng hoặc cửa khẩu.
- Cung cấp thông tin hàng hóa không chính xác dẫn tới khai sai, và tranh chấp về việc bên nào chịu khoản phạt.
Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc giữa tự làm và thuê ngoài, có thể tham khảo thêm bài dịch vụ xuất khẩu ủy thác để nắm phạm vi công việc thực tế, và bài nhập khẩu ủy thác là gì cho chiều ngược lại.
Câu hỏi thường gặp
Xuất khẩu ủy thác là gì khi so với xuất khẩu trực tiếp?
Xuất khẩu trực tiếp là doanh nghiệp tự ký hợp đồng với khách nước ngoài và tự đứng tên tờ khai. Xuất khẩu ủy thác là nhờ doanh nghiệp khác đứng tên thực hiện hai việc đó, còn hàng và quyền quyết định giá vẫn thuộc về mình.
Hộ kinh doanh có được ủy thác xuất khẩu không?
Trên thực tế đây là lý do phổ biến khiến hình thức ủy thác được sử dụng: bên có hàng chưa đủ điều kiện hoặc chưa muốn tự làm thủ tục nên nhờ một thương nhân đủ điều kiện đứng tên. Điều kiện cụ thể cần đối chiếu với quy định hiện hành theo từng loại hàng hóa.
Phí ủy thác thường tính thế nào?
Thường theo tỷ lệ phần trăm trên giá trị lô hàng hoặc mức cố định cho mỗi lô, tùy mặt hàng và khối lượng công việc. Phí này do hai bên thỏa thuận, nên cần ghi rõ đã bao gồm những đầu việc nào để tránh phát sinh.
Ai chịu trách nhiệm nếu tờ khai bị khai sai?
Trước cơ quan hải quan, người đứng tên tờ khai chịu trách nhiệm. Giữa hai bên, trách nhiệm phân chia theo hợp đồng và theo nguyên nhân: sai do thông tin bên giao ủy thác cung cấp hay sai do nghiệp vụ của bên nhận ủy thác. Đây là lý do điều khoản này cần ghi rõ ngay từ đầu.
Có cần đăng ký gì thêm với cơ quan quản lý không?
Quan hệ ủy thác được xác lập bằng hợp đồng giữa hai bên, không phải thủ tục đăng ký riêng. Điều cần kiểm tra là bên nhận ủy thác có đủ điều kiện kinh doanh và có giấy phép tương ứng nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành. Với mặt hàng thông thường, hai bên chỉ cần hợp đồng ủy thác chặt chẽ và bộ chứng từ thể hiện đúng bản chất giao dịch.
Kết luận
Xuất khẩu ủy thác là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp chưa đủ điều kiện hoặc chưa muốn tự đứng tên xuất khẩu, nhưng nó không làm biến mất trách nhiệm. Hàng vẫn là của bên giao ủy thác, rủi ro thương mại vẫn thuộc về bên giao ủy thác, nên hợp đồng chặt chẽ quan trọng hơn mức phí rẻ.
VCL Transport hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến vận chuyển hàng xuất khẩu. Liên hệ VCL Transport để được tư vấn theo mặt hàng cụ thể. Hotline/Zalo: 0971 795 394.
- Địa chỉ: 28/100 Đường số 18, Khu phố 1, Phường Bình Hưng Hòa, TP.HCM
- Hotline và Zalo: 0971 795 394
- Email: info@vcltransport.com
