Vận tải đường biển quốc tế là phương thức chuyên chở hàng hóa giữa các quốc gia bằng tàu biển, phù hợp với hàng khối lượng lớn, hàng nặng và hàng không gấp về thời gian. Đây là phương thức có cước trên mỗi đơn vị hàng thấp nhất trong các phương thức vận tải quốc tế, đổi lại thời gian vận chuyển dài hơn đường hàng không nhiều lần.
Bài viết trình bày những gì doanh nghiệp cần nắm trước lô hàng biển đầu tiên: hình thức gửi hàng, cảng và tuyến chính của Việt Nam, bộ chứng từ, quy trình và các khoản chi phí dễ bị bỏ sót.
Khi nào nên chọn vận tải đường biển quốc tế?
Đường biển là lựa chọn hợp lý khi lô hàng có ít nhất một trong các đặc điểm sau:
- Khối lượng hoặc thể tích lớn, chi phí vận chuyển chiếm tỷ trọng đáng kể trong giá thành.
- Hàng nặng, cồng kềnh như máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, hàng rời.
- Thời gian giao hàng linh hoạt, có thể lên kế hoạch trước vài tuần.
- Hàng không yêu cầu bảo quản đặc biệt hoặc có thể dùng container lạnh, container chuyên dụng.
Ngược lại, hàng mẫu, hàng gấp, hàng dễ hỏng hoặc hàng có giá trị rất cao so với trọng lượng thường đi đường hàng không sẽ hiệu quả hơn, dù cước cao hơn.
Hai hình thức gửi hàng: FCL và LCL
| Tiêu chí | FCL (nguyên container) | LCL (hàng lẻ) |
| Cách tính | Theo container | Theo mét khối hoặc tấn, lấy trị số lớn hơn |
| Hàng trong container | Chỉ của một chủ hàng | Gom chung nhiều chủ hàng |
| Rủi ro va chạm, nhiễm mùi | Thấp | Cao hơn do xếp chung |
| Thời gian | Nhanh hơn, ít khâu trung gian | Lâu hơn vì phải gom và rút hàng tại kho CFS |
| Phù hợp với | Lô hàng lớn, đi đều | Lô hàng nhỏ, không thường xuyên |
Chi tiết từng hình thức được trình bày riêng trong bài vận chuyển nguyên container FCL và bài vận chuyển hàng lẻ LCL.
Cảng biển và tuyến chính của Việt Nam
- Khu vực phía Nam: cụm cảng TP.HCM với Cát Lái là cảng container nhộn nhịp nhất, cùng cụm Cái Mép – Thị Vải ở Bà Rịa – Vũng Tàu phục vụ tàu mẹ đi tuyến xa.
- Khu vực phía Bắc: cụm cảng Hải Phòng, trong đó khu bến Lạch Huyện tiếp nhận được tàu trọng tải lớn.
- Khu vực miền Trung: cảng Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nghi Sơn phục vụ hàng trong vùng và hàng quá cảnh.
Tuyến nội Á chiếm phần lớn sản lượng hàng container của Việt Nam, kết nối với Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Đài Loan và Đông Nam Á. Các tuyến đi châu Âu, Bắc Mỹ thường qua một hoặc vài lần chuyển tải tại cảng trung chuyển trong khu vực, trừ khi hàng đi thẳng từ cụm Cái Mép.
Số lần chuyển tải ảnh hưởng tới thời gian nhiều hơn khoảng cách. Khi so sánh hai phương án có giá gần nhau, nên hỏi rõ lịch tàu đi thẳng hay chuyển tải, và chuyển tải ở đâu.
Bộ chứng từ trong vận tải đường biển quốc tế
- Booking note: xác nhận đặt chỗ với hãng tàu, ghi tên tàu, số chuyến, hạn cắt máng và hạn nộp chứng từ.
- Vận đơn đường biển: chứng từ do người vận chuyển cấp, vừa là bằng chứng hợp đồng vận chuyển, vừa là bằng chứng nhận hàng, vừa có thể là chứng từ sở hữu hàng hóa. Bộ luật Hàng hải Việt Nam năm 2015 quy định về nội dung và giá trị pháp lý của vận đơn.
- Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói dùng cho cả hải quan lẫn người mua.
- Chứng nhận xuất xứ nếu người mua cần hưởng ưu đãi thuế quan.
- Lệnh giao hàng ở đầu nhập, là căn cứ để lấy hàng khỏi cảng.
Với doanh nghiệp mới xuất khẩu, hai mốc cần đặc biệt lưu ý là hạn cắt máng và hạn nộp chi tiết làm vận đơn. Trễ hạn cắt máng thì hàng rớt tàu và phải chờ chuyến sau; trễ hạn nộp chi tiết thì vận đơn phát hành sai hoặc phát sinh phí sửa.
Các loại vận đơn và khác biệt cần nắm
Vận đơn là chứng từ quan trọng nhất của lô hàng biển, và cách phát hành ảnh hưởng trực tiếp tới việc người mua lấy được hàng khi nào.
| Loại | Đặc điểm | Khi nào dùng |
| Vận đơn gốc | Phát hành bản giấy, người nhận phải xuất trình bản gốc mới lấy được hàng | Khi người bán muốn giữ quyền kiểm soát hàng tới lúc được thanh toán |
| Vận đơn điện giao hàng | Không cần bản gốc, người nhận lấy hàng theo xác nhận của hãng tàu | Khi hai bên đã tin nhau hoặc đã thanh toán trước |
| Vận đơn của hãng tàu | Do chính hãng tàu phát hành | Hàng đặt chỗ trực tiếp với hãng tàu |
| Vận đơn của người giao nhận | Do đơn vị giao nhận phát hành cho chủ hàng | Hàng lẻ hoặc hàng đi qua đơn vị gom |
Chọn loại vận đơn là quyết định thương mại, không phải thủ tục kỹ thuật. Phát hành vận đơn điện giao hàng giúp người mua nhận hàng nhanh, nhưng người bán mất công cụ giữ hàng nếu người mua chậm thanh toán. Với đơn hàng đầu tiên cho khách mới, nhiều doanh nghiệp chọn giữ vận đơn gốc cho tới khi tiền về.
Thời gian vận chuyển phụ thuộc vào đâu?
Tổng thời gian từ lúc hàng rời kho đến khi người mua nhận được gồm nhiều phần, trong đó chặng chạy trên biển chỉ là một:
- Thời gian chuẩn bị và thông quan ở đầu xuất. Phụ thuộc kết quả phân luồng tờ khai và hồ sơ chuyên ngành.
- Tần suất chuyến của tuyến. Tuyến có nhiều chuyến mỗi tuần thì ít phải chờ; tuyến ít chuyến có thể mất vài ngày chỉ để đợi tàu.
- Số lần chuyển tải. Mỗi lần chuyển tải cộng thêm thời gian nằm chờ tại cảng trung chuyển.
- Tình trạng cảng. Cảng ùn tắc khiến tàu phải chờ cầu bến, phần này không ai dự báo chắc chắn được.
- Thủ tục nhập khẩu và kiểm tra chuyên ngành ở đầu đến. Đây là nơi lô hàng hay nằm lại lâu nhất nếu chứng từ thiếu.
Vì vậy khi cam kết thời gian giao hàng với khách, nên dùng khung thời gian có biên độ dự phòng thay vì một ngày cố định, và tách rõ phần nào do mình kiểm soát được.
Quy trình một lô hàng xuất khẩu đường biển
- Chốt điều kiện giao hàng theo Incoterms 2020 để biết bên nào trả cước và chịu rủi ro đến đâu.
- Đặt chỗ với hãng tàu hoặc qua đơn vị giao nhận, nhận booking note.
- Lấy container rỗng và đóng hàng tại kho, hoặc đưa hàng vào kho CFS nếu đi hàng lẻ.
- Khai hải quan xuất khẩu, xử lý phân luồng và thông quan.
- Hạ container xuống cảng trước hạn cắt máng, thanh lý tờ khai với hải quan giám sát.
- Gửi chi tiết làm vận đơn, kiểm tra bản nháp rồi xác nhận phát hành.
- Gửi bộ chứng từ cho người mua theo phương thức thanh toán đã thỏa thuận.
- Theo dõi hành trình và hỗ trợ người mua ở đầu nhập khi cần.
Những khoản chi phí dễ bị bỏ sót
Cước biển chỉ là một phần trong tổng chi phí. Các khoản thường phát sinh thêm gồm phí xếp dỡ tại cảng, phí chứng từ, phí niêm phong, phí khai báo trọng lượng container, phụ phí mùa cao điểm và phụ phí nhiên liệu. Chi tiết cách đọc và đối chiếu từng khoản được trình bày trong bài cước vận chuyển đường biển.
Hai khoản gây tốn kém nhất lại thường không nằm trong báo giá ban đầu: phí lưu container tại bãi và phí lưu container quá hạn sử dụng. Cả hai phát sinh khi hàng về tới cảng nhưng thủ tục hoặc kho bãi của người nhận chưa sẵn sàng.
Ưu điểm và hạn chế cần cân nhắc
- Ưu điểm: cước thấp trên mỗi đơn vị hàng; chở được khối lượng rất lớn; phù hợp hầu hết loại hàng, kể cả hàng siêu trường siêu trọng với tàu chuyên dụng.
- Hạn chế: thời gian dài; phụ thuộc lịch tàu nên kém linh hoạt; chịu ảnh hưởng của thời tiết và tình trạng ùn tắc cảng; cần nhiều khâu trung gian ở hai đầu.
Câu hỏi thường gặp
Vận tải đường biển quốc tế mất bao lâu?
Thời gian phụ thuộc tuyến, hãng tàu và số lần chuyển tải. Tuyến nội Á thường ngắn nhất, tuyến đi châu Âu và Bắc Mỹ dài hơn nhiều lần. Con số chính xác chỉ có khi tra lịch tàu thực tế cho tuần dự kiến xuất hàng, vì lịch thay đổi theo mùa và theo tình hình khai thác.
Hàng ít thì có đi đường biển được không?
Được, bằng hình thức hàng lẻ. Tuy nhiên khi khối lượng quá nhỏ, tổng chi phí trên mỗi đơn vị hàng có thể cao hơn dự tính vì các khoản phí cố định ở hai đầu không giảm theo khối lượng.
Có bắt buộc mua bảo hiểm hàng hóa không?
Không bắt buộc theo quy định chung, nhưng nên mua với hàng giá trị cao. Trách nhiệm bồi thường của người vận chuyển bị giới hạn theo quy định và theo điều khoản trên vận đơn, thường thấp hơn giá trị thực tế của hàng.
Doanh nghiệp tự làm thủ tục hay thuê dịch vụ thì hợp lý hơn?
Nếu xuất nhập đều đặn và có nhân sự quen việc thì tự làm sẽ tiết kiệm. Với lô hàng không thường xuyên, thuê dịch vụ thường rẻ hơn chi phí duy trì nhân sự và tránh được rủi ro sai sót trong khai báo.
Người mua cần chuẩn bị gì ở đầu nhập khẩu?
Người mua cần nhận bộ chứng từ đầy đủ trước khi tàu cập, gồm vận đơn, hóa đơn, phiếu đóng gói và chứng nhận xuất xứ nếu có. Sau đó họ lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc đại lý, mở tờ khai nhập khẩu, nộp thuế và bố trí xe lấy hàng. Chứng từ về muộn là nguyên nhân phổ biến khiến hàng nằm cảng quá số ngày miễn phí và phát sinh phí lưu container.
Hàng bị rớt tàu thì xử lý thế nào?
Hàng rớt tàu thường do hạ container sau hạn cắt máng, thiếu thông tin trọng lượng toàn bộ hoặc tờ khai chưa thanh lý kịp. Khi đó lô hàng được chuyển sang chuyến kế tiếp của cùng tuyến, phát sinh phí lưu bãi và có thể phải làm lại một số chứng từ. Cách phòng ngừa hiệu quả nhất là lùi toàn bộ mốc nội bộ sớm hơn hạn của hãng tàu ít nhất một ngày làm việc.
Kết luận
Vận tải đường biển quốc tế là phương thức xương sống của hàng hóa xuất nhập khẩu, mạnh về chi phí và khối lượng nhưng đòi hỏi doanh nghiệp chủ động về thời gian và chứng từ. Phần lớn rắc rối phát sinh không nằm ở chặng trên biển mà ở hai đầu cảng, nơi chứng từ và thủ tục quyết định hàng đi đúng chuyến hay nằm lại.
VCL Transport hỗ trợ doanh nghiệp từ đặt chỗ, khai báo hải quan đến vận chuyển chặng đầu và chặng cuối. Liên hệ VCL Transport để nhận tư vấn tuyến phù hợp. Hotline/Zalo: 0971 795 394.
- Địa chỉ: 28/100 Đường số 18, Khu phố 1, Phường Bình Hưng Hòa, TP.HCM
- Hotline và Zalo: 0971 795 394
- Email: info@vcltransport.com
